Så sparar du tid i löneadministrationen

VH Ekonomi jobbar med många olika lönekunder, både lite mindre och större företag med många anställda. När vi kommer in på nya uppdrag ser vi att många företag lägger onödigt mycket tid på löneadministration varje månad, ofta på grund av manuella moment och sena underlag.

Här kommer därför VH Ekonomis bästa tips på hur du sparar tid och förenklar lönearbetet.

- Registrera avvikelser löpande istället för i sista stund: Uppmuntra gärna medarbetarna till att registrera sin tid varje dag, eller i alla fall i slutet på varje vecka. Då går det smidigt för de attesterande cheferna att gå igenom och godkänna tidrapporterna, så att löneavdelningen kan importera dem till lön i tid. En annan stor fördel är att risken minskar betydligt att glömma bort att rapportera frånvaro och övertid, som annars kan behöva rättas i efterhand.

- Använd digitala tidrapporter och attestflöden: Den antagligen största tidstjuven av alla är manuella tidrapporter. Det tar tid för medarbetarna att fylla i och företagets löneansvariga skall manuellt registrera allt i lönesystemet. Här kan företaget spara otroligt mycket tid, så även om det är en kostnad att investera i ett lönesystem är det vanligtvis värt varenda krona.

- Ha tydliga deadlines för underlag varje månad: När personen som jobbar med lönerna behöver lägga tid på att påminna medarbetare och chefer om tidrapporter, attester, utlägg som saknar kvitton och saknade anställningsavtal försvinner mycket av tiden som istället kunde använts till att tex effektivisera och förbättra. Sätt därför upp och kommunicera era deadlines för tidrapporter & utlägg till lön varje månad och se till att de som är ansvariga prioriterar det administrativa jobbet med sin personal.